Gestão documental no Tribunal permitirá a reciclagem de pelo menos 2,5 toneladas de papel

Documentos judiciais e administrativos guardados há anos no Arquivo Central do Tribunal de Justiça de Mato Grosso estão sendo separados e, posteriormente, serão enviados para reciclagem. Eles integram uma lista de papeis que foram arquivados, mas que não têm mais interesse para a Instituição. A Coordenadoria Administrativa, responsável pela guarda desses documentos, já juntou pelo menos 2,5 toneladas para essa destinação e a ideia é que se consiga muito mais.

De acordo com a diretora administrativa, Bruna Penachione, a ação integra o projeto Política de Gestão Documental Arquivística que visa dar a melhor destinação para os documentos que não estão em conformidade com as normas de arquivamento da Instituição. Toda a separação do que será reciclado ou mantido é feita em parceria com os setores responsáveis pelos papéis.

Bruna explica que a ação irá otimizar o espaço existente no TJMT depois da retirada dos papéis e também trará mais economia e sustentabilidade para as ações da Instituição. A seleção começou neste mês quando o setor já reunia 23,7 mil caixas de documentos guardados.

“O objetivo maior é estabelecer uma política de gestão de todo esse acervo documental, pensar em uma prospecção de futuro, em qual material vamos gerar doravante com a virtualização dos processos e também economizar para o Poder Judiciário. Essa ação foi prevista no Planejamento Estratégico do Poder Judiciário e a execução visa a uma solução efetiva para a questão do arquivamento no âmbito de toda a Justiça estadual.”

Essa é a primeira etapa do projeto e consiste na organização (saneamento) dos documentos encaminhados para o Arquivo Central pelos vários setores do TJMT. “Nesse eixo, serão retirados os processo que não precisam ser mantidos aqui. Já visando à sustentabilidade, em parceria com o Núcleo Socioambiental, iremos credenciar cooperativas para que esse material seja reciclado. Não podemos deixar documentos do Poder Judiciário sem uma destinação adequada. A empresa credenciada irá atender não só ao arquivo, mas a toda a demanda gerada pelo TJ para destinação de papel, papelão e plástico”, explica Bruna.

Nesse sentido, os setores já foram convidados a aderir à ação que começou no dia 6 de setembro. No Arquivo, todos os documentos estão setorizados (Coordenadoria Judiciária, Financeira, Tecnologia, por exemplo). Inicialmente, um representante de cada unidade do TJ confere se os papéis guardados condizem com a identificação da caixa e com a lista de documentos que devem permanecer arquivados. Todo o trabalho é acompanhado por servidores que estão engajados no projeto, gerido pela Coordenadoria Administrativa.

Na manhã desta terça-feira (17 de setembro), foi a vez da Diretoria Financeira fazer a separação dos documentos que devem ser descartados e quais devem continuar arquivados. Responsável pelo setor, a diretora Wania Zavisaky afirma que a ação é muito boa e representa o melhor uso dos recursos do Poder Judiciário. Como ilustração, explica que a Coordenadoria Financeira, consciente da responsabilidade sustentável, há anos envia apenas o necessário para ser arquivado.

“A Coordenadoria Financeira apoia essa ação tanto que vem trabalhando com a gestão de arquivamento de processos há cerca de dois anos no sentido de otimizar espaço, trabalho e tempo. Desde 2018, já temos 80% do nosso departamento virtualizado e todos os nossos arquivos são feitos na nuvem. Para se ter uma ideia, até 2017 arquivávamos uma média de 90 caixas por ano e, em 2018 arquivamos apenas cinco. Acredito que vamos chegar ao tempo de não arquivar mais nenhuma caixa. Esse é o nosso objetivo e estamos quase chegando lá.”

O projeto tem ainda outros três passos que devem ser finalizados até 2020, quais sejam: aplicar a tabela de temporalidade - classificar os documentos de acordo com o tempo; solução de gestão documental, decidir qual a melhor medida a ser adotada com os documentos que precisam continuar arquivados, e, por fim, implantação da política de gestão documental, que é estabelecer a política de gestão documental com uma prospecção para o futuro.